השכרת כסאות ושולחנות לאירועים – איך, למה, כמה ואיך?

בעת ארגון אירוע, מסיבה, חתונה, בר/בת מצווה, יום הולדת או כל מסיבה אחרת כסאות ושולחנות זה הדבר הנצרך ביותר.

תכנון ובחירת הציוד הנדרש הם חלק בלתי נפרד מתהליך הארגון של האירוע שלכם.
ישנם כמה נושאים מרכזיים שחשוב להתחיל לטפל בהם, ובפרט כאשר מדובר בבחירת כסאות ושולחנות להשכרה.

במאמר זה, נסקור את הנושאים הבאים:

• איך לבחור בצורה הטובה ביותר כסאות ושולחנות לאירוע.
• כיצד להגיע למספר הנכון של כסאות ושולחנות בהתאם לכמות המוזמנים באירוע.
• מאיפה ניתן להשיג השכרת כסאות ושולחנות בקלות, באיכות ובמחירים משתלמים.
• איך לתכנן את התקציב בבחירת כסאות ושולחנות ואיך נדע להעירך מבחינה תקציבית.

אז קחו דף ועט כי אתם הולכים לקבל פה טיפים חשובים ביותר שיעשו לכם סדר, בואו נתחיל 🙂

1. איך לבחור בצורה הטובה ביותר כסאות ושולחנות לאירוע?

הבחירה בכסאות ושולחנות בצורה נכונה יכולה לשפר את ניראות האירוע ולהקל על האורחים, מה גם שבאמצעות בחירה של שולחנות וכסאות נוחים בהתאם לסגנון האירוע יכולות לשדרג את חווית האורחים שלכם.
נכון להיום, קיימים סוגים שונים של כסאות ושולחנות, כך שחשוב להתאים את הבחירה לסגנון ולגודל האירוע. ניתן לבחור בכסאות נוחים עם משענת וידיות ובצבעים שמתאימים לעיצוב האירוע.
השולחנות יכולים להיות מגוונים, מהפשוטים ועד לשולחנות מעץ מעוצבים.

חשוב מאד, לשים דגש על התאמת הכסאות כך שיתאימו לאירוע מבחינה עיצובית. חשוב להבין שאם מדובר באירוע מושקע כמו חתונה לדוגמה אסור לכם להתפשר על כיסאות פלסטיק להשכרה אלא לבחור בכיסאות יפים יותר כמו כסאות עץ מתקפלים בצבע לבן עם כרית הושבה וכו’.

אגב, דרך יפה לחסוך בבחירת כסאות היא לבחור באמת את הכיסאות פלסטיק הפשוטים והזולים ולבחור בנוסף בכיסויי כסאות להשכרה, זה מדהים!

לגבי השולחנות, יש לשים דגש על בחירת המפות שאותם אתם רוצים לפרוס על השולחנות בהתאם לצבעי וסגנון האירוע. אם לא תרצו מפות, ניתן גם לבחור מבחר שולחנות שמגיעים מעוצבים ויפים גם ללא מפה ויש לא מעט כאלה.

2. איך אוכל לדעת כמה כסאות ושולחנות להשכרה אני צריך להזמין?

כדי לחשב את הכמות הנדרשת של הכסאות והשולחנות שאתם שוכרים, עליכם לקחת בחשבון את מספר האורחים הצפויים לאירוע.
יש להוסיף מספר נוסף לצורך חירום ולקחת בחשבון את סוג האירוע. לדוג’, אירוע יוקרתי עשוי לדרוש יותר מקומות ישיבה מאשר אירוע לקבוצה צעירה ודינאמית.
ניתן להשתמש בכלל: לכל אורח – כסא ומקום בשולחן.
בדרך כלל מקובל לשכור כמות נוספות של כסאות מעל 10% מכמות האורחים הצפויים כך שבמקרה ויגיעו אורחים נוספים לא תתקעו בלי מקום ישיבה להציע להם.
יש לזכור גם להזמין יחידות נוספות כמו כסאות ילדים להשכרה, אם ישנם ילדים באירוע.

3. מאיפה ניתן להשיג כסאות ושולחנות לאירוע בכמות הדרושה לנו?

ישנם מספר מקורות להשכרת כסאות ושולחנות. ניתן לפנות לחברות שמתמחות בשירות של השכרת ציוד לאירועים, מהמקום שבו אנחנו עושים את האירוע או מאנשים שיש להם את הכמות הנדרשת שאתם צריכים.
הדרך הקלה והטובה ביותר זה כאמור מחברות להשכרת ציוד לאירועים.
כאשר שוכרים ציוד מחברה להשכרת ציוד חשוב לבדוק את תנאי ההשכרה, תקופת ההשכרה, תחזוקה והובלה.
אם תרצו להעמיק יותר בבחירת חברה להשכרת ציוד לאירועים בצורה נכונה לחצו פה>

4. איך לתכנן את התקציב בבחירת כסאות ושולחנות להשכרה?

התקציב הוא נושא חשוב, כל ארגון האירוע תלוי בתקציב שהגדרתם מראש, לבחירת כסאות ושולחנות בפרט אין גבול לשפע, למחירים ולאופציות הקיימות בשוק ולכן יש לקבוע תקציב מראש לנושא ושהוא יהיה לכם אבן הדרך בנושא כי בלי תקציב מסודר יהיה לכם הרבה לאן להתפזר.
יש להקצות סעיפים מסוימים להשכרת הציוד, ולא לשכוח לכלול עלויות נוספות כמו הובלה והתקנה. כמו כן, יש להשוות מחירים בין ספקים שונים ולחפש הצעות מיוחדות או הטבות.
יחד עם זאת, חשוב מאד לא להתפתות למחיר הזול ביותר, שימו דגש רציני גם על תחזוקת הציוד שלא ייצא מצב חלילה שתקבלו כסאות תקולים או מלוכלכים מאד, לעיתים עדיף לשלם יותר ולקבל מוצר איכותי יותר.
זכרו, הכלל “הזול עולה ביוקר” נכון מאד גם לנושא זה.

למדריך מקצועי על תכנון תקציב בצורה המקצועית ביותר לאירוע, לחצו פה >

לסיכום,

בחירת כסאות ושולחנות לאירוע היא פעולה שדורשת תשומת לב ותכנון מראש.
ככל שהבחירה תתאים לסגנון האירוע ולצרכים של האורחים, כך האירוע יצליח וייתן לכולם חוויה חיובית, בהצלחה!